Når ansøgningen er sendt til Kerteminde Kommune ”lander” den i en fælles pulje mail indbakke.
En gang om måneden samles de indkomne ansøgninger sammen til fordeling på fælles formandsmøde med de politiske formænd for de enkelte udvalg.

Formændene fordeler ansøgningerne til det udvalg, der skal behandle ansøgningen.