Udbud & Indkøb

Vi er placeret i Økonomi, Løn & IT og står for indgåelse og varetagelse af Kerteminde Kommunes indkøbsaftaler. Disse aftaler er som udgangspunkt obligatoriske at benytte for alle kommunens institutioner og afdelinger.

Det er vores primære opgave i kommunen at sørge for, at der foreligger indkøbsaftaler på de varer og tjenesteydelser, som kommunen har behov for i forbindelse med varetagelsen af de kommunale opgaver, samt at sikre at love og regler i den forbindelse efterleves.

Vi har mulighed for at udbyde køb af varer og tjenesteydelse på egen hånd, eller at gennemføre disse i vores indkøbsfællesskab Fællesindkøb Fyn, der er en sammenslutning af 5 fynske kommuner; Kerteminde Kommune, Nordfyns Kommune, Nyborg Kommune, Faaborg-Midtfyn Kommune og Langeland Kommune.

Denne sammenslutning af kommuner har vedtaget en fælles indkøbspolitik.

Ud over den fælles indkøbspolitik har Kerteminde Kommune en selvstændig udbudspolitik.

Begge politikker kan findes nederst på siden.

Kerteminde Kommune er én virksomhed, dvs. én stor indkøber, og med sine ca. 2100 ansatte den største virksomhed i kommunen. Den årlige indkøbsvolumen på varekøb og tjenesteydelser er på godt 400 mio. kr.
 
Kerteminde Kommune har en række forpligtigelser over for sine borgere; pleje af ældre og handicappede, børnepasning, undervisning, miljø, planlægning osv. I forbindelse med udførelsen af alle disse opgaver skal der også foretages mange og store indkøb. Kerteminde Kommune er derfor overfor borgerne forpligtet til at købe ind på en fornuftig måde og nøgleordene er derfor kvalitetsbevidsthed, miljøhensyn og sparsommelighed.

De indkøbsaftaler, der indgås gennem udbud, er obligatoriske at benytte for alle kommunens medarbejdere, når der skal foretages indkøb i forbindelse med udførelsen af kommunens forpligtelser overfor borgere m.v.

Et udbud gennemføres enten internt eller gennem kommunens indkøbsfællesskab.

Indkøbsaftaler indgås som aftaler for en given periode typisk 2 til 4 år og som udgangspunkt med en leverandør for hvert del- eller vareområde. Forslag til etablering af indkøbsaftaler kan komme fra driftsområder, institutioner eller afdelinger. Team Udbud & Indkøb kan også selv tage initiativ til etablering af indkøbsaftaler på områder, der skønnes hensigtsmæssige.

Indkøb, der overskrider de såkaldte tærskelværdier, skal udbydes i henhold til Udbudslovens bestemmelser.

Kerteminde Kommune indgår løbende samarbejder med andre instanser, idet dette samarbejde forventes at indebære en mulighed for at opnå bedre aftalevilkår.  
  
Der kan opnås betydelige fordele ved at deltage i forskellige netværk. Erfaringsudveksling mellem kommuner og leverandører er med til at udvikle brugen af forskellige produkter, fokus på nye produktkategorier og bedre udnyttelse af den teknologiske viden.

Indkøbsfællesskaber har vist, at kommunerne herigennem opnår endnu større mulighed for optimering af indkøbene. Dette skyldes både at indkøb af en større volumen kan give udslag i bedre indkøbspriser, men også større effektivitet i indkøbene gennem deling af kompetencer og ressourcer.

Kerteminde Kommune indgår i flere indkøbsfællesskaber, heriblandt Fællesindkøb Fyn og SKI (Statens og Kommunernes Indkøbsservice).

Når et varekøb eller en tjenesteydelse skal i udbud i Kerteminde Kommune eller gennem Fællesindkøb Fyn, gennemgår dette en fast udbudsprocedure.  
  
Et typisk forløb er skitseret i hovedtræk nedenfor:

1. Behov: Der opstår et behov for køb af en vare eller tjenesteydelse eller en allerede indgået kontrakt udløber.

2. Brugergruppe: Der indkaldes interne repræsentanter fra relevante fagområder, afdelinger og institutioner, og der nedsættes en brugergruppe (gennemføres udbuddet af Fællesindkøb Fyn, vil der blive indkaldt fagpersoner på tværs af de deltagende kommuner). Det er denne brugergruppe, der fastsætter kravspecifikationerne til varen eller tjenesteydelsen, da brugergruppen kender de nøjagtige behov og brugernes ønsker.

3. Udbudsmateriale: Brugergruppen udarbejder kravsspecifikationen til udbudsmaterialet, som blandt andet består af den fremkomne kravspecifikation, relevante egnethedskriterier, kriterier for tildeling, kontrakt og tilbudsliste.

4. Offentliggørelse: Der offentliggøres i henhold til Udbudsloven. Offentliggørelse foretages enten i EU-tidende, på Kerteminde Kommunes hjemmeside samt elektroniske udbudssystem eller alle nævnte steder.

5. Spørgsmål: Det er muligt inden tilbudsfristen at stille spørgsmål, såfremt der skulle være uklarheder i udbudsmaterialet. Spørgsmålene vil blive diskuteret i brugergruppen, hvorefter spørgsmål og svar i anonymiseret form kan findes i Kerteminde Kommunes elektroniske udbudssystem.

6. Evaluering af tilbud: Efter tilbudsfristens udløb evalueres alle indkomne tilbud. Evalueringen tager udgangspunkt i, hvorvidt de enkelte tilbud opfylder egnethedskriterierne og dermed er konditionsmæssige. Dernæst følger evaluering af de enkelte tilbud på baggrund af hhv. minimumskrav og tildelingskriterier. Efter evalueringen meddeles samtlige tilbudsgivere om, hvorvidt de har vundet kontrakten eller ej.

7. Stand Still periode: Efter tildeling af kontrakt har samtlige tilbudsgivere 10 dage til at indgive en eventuel klage, såfremt der menes, tildelingen er uberettiget.

8. Kontrakt: Kerteminde Kommune eller Fællesindkøb Fyn på vegne af Kerteminde Kommune kan efter Stand Still perioden underskrive kontrakt med den leverandør, der har afgivet det bedste tilbud i henhold til betingelserne i udbudsmaterialet.

9. Offentliggørelse: Det offentliggøres i EU-tidende, at der er indgået kontrakt med leverandøren.

Udbudsområdet er reguleret af:

• Udbudsloven
• EU's udbudsdirektiv
• Tilbudsloven
• Klagenævnet for Udbud

Team Udbud & Indkøb og Fællesindkøb Fyn gennemfører ikke udbud af bygge- og anlægsopgaver.

Hvis du er interesseret i at byde på denne type opgaver, kan du kontakte afdelingen Faciliteter, for at få yderligere information om kommende og ingangværende udbud på dette område i Kerteminde Kommune.

Du finder et link til Faciliteter længere nede på siden.

Fællesindkøb Fyn

EU's udbudsdirektiv

Udbudsloven

Tilbudsloven