Den Fælles Indkøbspolitik

INDKØBSPOLITIK 

Professionelle & værdiskabende & bæredygtige Udbud og indkøb

1. Indkøbspolitikkens grundlag og formål

Indkøbspolitik tager sit udgangspunkt i kommunernes styrelsesvedtægt, den danske klimalov, politiske beslutninger, Regeringens strategi for grønne indkøb, KL's fælleskommunale indkøbsstrategi og FN's Verdensmål. 

Fællesindkøb Fyn (herefter FIF) er vores fælles forpligtende indkøbssamarbejde, som er indgået mellem Faaborg-Midtfyn, Kerteminde, Langeland, Nordfyns og Nyborg kommuner. Formålet med politikken er at skabe en fælles ramme for udbud og indkøb med udgangspunkt i ejerkommunerne i Fællesindkøb Fyns politiske ambitioner.

Samarbejdet ledes af en bestyrelse bestående af en repræsentant for hver af ejerkommunerne. Chefen for FIF deltager i bestyrelsesarbejdet.

Kommunerne i FIF har etableret et fælles indkøbs- og udbudskontor, hvis formål er at koordinere kommunernes indkøb via fælles udbud og konkurrenceudsættelser, bidrage med fælles kontraktstyring og ledelsesinformation samt understøtte arbejdet i kerneforretningen i kommunerne og arbejdet med e-handel. Dertil serviceres kommunerne med rådgivning og vejledning i spørgsmål om udbud, indkøb, kontrakter, processer, leverandørsamarbejder mv.

Politikken har 3 indsatsområder med professionelle indkøb som omdrejningspunkt.

1. Økonomisk ansvalighed
2. Samarbejde
3. Bæredygtighed, Klima og Grøn omstilling. 

Fællesindkøb Fyngennemfører fælles udbud, er tovholder for SKI-aftalerne, følger op på ca. 240 kontrakter og vedligeholder 98 e-handelskataloger for kommunerne

2. Professionelle indkøb

Professionelle indkøb er omdrejningspunktet for kommunernes indkøbsadfærd. Kommunerne i FIF har en samlet årlig indkøbsvolumen på ca. kr. 3 mia. Enhver handling som genererer en faktura til kommunen, anses som et indkøb og skal dermed følge indkøbspolitikkens rammer. Vi har sammen en forpligtelse til at forvalte borgernes penge på bedst mulig vis, et ansvar som vi i fællesskab skal løfte.

Det er helt centralt at kommunen afspejler en udbuds- og indkøbskultur med en høj grad af professionalisme, værdiskabelse og bæredygtighed, til gavn for både borgere, virksomheder, medarbejdere og ikke mindst klimaet.

FIF samordner kommunernes indkøb af varer og tjenesteydelser for at udnytte indkøbsressourcerne optimalt, og for at optræde som én kunde over for leverandørerne. Dermed opnåskonkurrencemæssige, forretningsmæssige og administrative fordele. De fælles indkøbsaftaler skal være med til at sikre effektive og bæredygtige indkøb, hvor bl.a. stordriftsfordelene udnyttes, omkostningerne minimeres, de rette klima- og miljøkrav opfyldes samt at kvaliteten lever op til brugernes og borgernes behov i tilstrækkelig grad.

Indkøbspolitikken omfatter, ud over kommunens egne institutioner, også selvejende institutioner med kommunale tilskud i det omfang det er muligt i henhold til gældende driftsoverenskomster.

Der udarbejdes hvert 4. år en indkøbsstrategi, som sætter retning for indkøbsområdet, både for Fællesindkøb Fyn og i den enkelte kommune. Den fælles ramme gør, at indkøb kan anvendes strategisk med henblik på at understøtte kerneopgaverne i kommunerne.

Professionelle indkøb handler om at have fokus på indkøbsadfærden i hele kommunen. Herunder at gældende lovgivning til enhver tid overholdes, hvad enten der skal foretages engangskøb eller der skal indgås en længerevarende kontrakt. At vi sammen og hver især udfordrer hverdagens praksis, så vaner brydes og andre muligheder opstår. At vi ser på vores forbrugsmønstre, og vi forbruger og køber ind efter nøjsomhedsprincippet.

For at opnå en professionel tilgang til indkøb fokuseres der på 3 indsatsområder 1) økonomisk ansvarlighed 2) bæredygtighed klima og grøn omstilling samt 3) samarbejde.

Vores udbuds- og indkøbskultur skal afspejle professionalisme, værdiskabelse og bæredygtighed. 

Kommunerne i Fællesindkøb Fyn køber samlet ind for ca. 3 mia. kr. om året.

Fokus:

• Gældende lovgivning skal til enhver tid overholdes.
• Indkøb planlægges, samles og udbydes i fællesskab. Enhver handling der generer en faktura til kommunen anses som et indkøb.
• Indkøbsadfærd, forbrugsmønstre og nøjsomt forbrug når vi køber ind og forbruger.

3. Økonomisk ansvarlighed

Det er vores ansvar at søge de bedst mulige betingelser for konkurrence mellem potentielle leverandører, herunder såvel store virksomheder som små og mellemstore virksomheder (SMV'er), når udbud og tilbudsindhentninger gennemføres.

I bestræbelserne på at indgå de bedst mulige indkøbsaftaler, der både er økonomisk fordelagtige,og som samtidig fremmer bæredygtige løsninger, skal det sikres, at:

• kommunerne optræder som én kunde med henblik på at opnå storkundefordele.
• indkøbsaftalerne anvendes af alle indkøbere, således kommunen opnår fordelene og samtidig overholder sin forpligtelse i kontrakten. Aftalerne er obligatoriske og betyder, at de skal anvendes af alle indkøbere i kommunen, når aftalen dækker det behov, som der skal købes ind til.
• antallet af leverandører inden for de enkelte vare- og tjenesteydelsesområder reduceres mest muligt.
• sortimenter smalnes og standardiseres, hvor det er muligt.
• der efterspørges miljømærkede og klimavenlige produkter, varesortimenter og tjenesteydelser, når det er muligt og der er tilstrækkelig med konkurrence.
• innovative løsninger undersøges og tages i betragtning når muligt.
• bestillings- og leveringsbetingelser er de mest effektive.

Vi ønsker at fremtræde som professionelle indkøbere, der alene efterspørger varer og ydelser i en kvalitet, der i tilstrækkelig grad opfylder behove.

3.1 Anvendelse af indkøbsaftaler

Aftaler, der har været konkurrenceudsat er obligatoriske for alle indkøbere, institutioner, afdelinger mv. at anvende. Alle indkøbsaftaler kan ses i indkøbssystemet, og her fremgår det om aftalen skal e-handles eller bestilling skal foretages på anden måde.

Hvis man får tilbudt et produkt eller en ydelse på mere fordelagtige vilkår end dem, der gælder for en indgået indkøbsaftale, berettiger dette ikke til at foretage indkøbet, da aftalens fulde potentiale dermed ikke nås.

Der kan være særlige forhold, der kan berettige køb uden for aftalerne, f.eks.:

Akutsituationer: Tilfælde hvor, indkøbet ikke kan vente til dage(n) efter. Kan indkøbet vente/planlægges, skal indkøbsaftalen anvendes.

Suppleringskøb: Tilfælde hvor man f.eks. ved en tidligere leverandør har indkøbt 8 varer af en bestemt type og har behov for flere af samme slags.

De decentrale indkøbere køber selv ind på gældende indkøbsaftaler, herunder bestilling (om muligt ved e-handel), varemodtagelse, fakturakontrol, betaling og bogføring. Aftalerabatter og opnåede nettopriser tilfalder den indkøbende enhed ved direkte fakturering fra leverandøren.

Privat handel på indkøbsaftaler eller benyttelse af kommunernes eventuelle rekvisitioner til privat handel må under ingen omstændigheder finde sted.

3.2. Information

Alle indkøbsaftalerne findes i kommunens indkøbssystem, som kan tilgås af oprettede brugere. De er fortrolige, og må ikke videregives til tredjemand.
FIF har egen hjemmeside, som er målrettet erhvervslivet. Her findes relevant information om udbudog indkøb.
FIF udarbejder kvartalsvise rapporter, samt en årsrapport til kommunerne. Rapporterneindeholder en status og beskrivelse af udviklingen i kommunernes indkøb, herunder bl.a. gennemførte udbud, anvendelse af indkøbsaftaler, kontraktopfølgning og e-handel.

3.3 Elektronisk handel

E-handel er en væsentlig faktor for effektive indkøb, da den bl.a. er med til at sikre, at indkøbene foretages hos de rette leverandører på de aftalte vilkår, herunder de rigtige priser. E-handel muliggør at bestillinger kan foretages på de tidspunkter, hvor det passer ind i dagligdagens gøremål, hvorved de samlede procesomkostninger reduceres. E-handel er dermed med til at understøtte kerneforretningen og sikre, at kommunerne får mest muligt for pengene.

Det er obligatorisk at anvende kommunens e-handelsløsning ved alle indkøb, når det er muligt.
Manglende brug af e-handel kan kun accepteres ved bestilling af varer, der ikke er omfattet af ehandelsløsningen, og som heller ikke kan erstattes af varer herfra.

Ud over de allerede nævnte fordele, reducerer e-handel de administrative omkostningerne ved håndtering af ordrer fra bestilling til bogføring og betaling, da e-handelssystemet er koblet sammen med kommunens økonomisystem. Endelig giver e-handel mere præcise data til udarbejdelse af et endnu skarpere udbudsmateriale næste gang et område skal udbydes.

3.4 Engangskøb eller køb uden for aftaledækkede områder

Valg af produkt og leverandør i forbindelse med engangskøb, typisk større anskaffelser, samt indkøb på vareområder, der ikke er dækket af indkøbsaftaler, skal ligeledes foretages i henhold til indkøbspolitikken. Der gøres her opmærksom på udbudslovens regler for indkøb under tærskelværdien for EU-udbud:

Vurdering                                                                        Udbudslovens ramme                                                    Ansvar i forhold til 

Indkøb med klar grænseoverskridende interesse             Købet skal annonceres. Procedure for tildeling               Ligebehandling og gennemsigtighed
                                                                                           fastlægges. 

Indkøb over kr. 500.000 og uden klar                               Køb på markedsvilkår. Skal kunne dokumenteres            Forvaltningsretlige principper                                               
grænseoverskridende interesse.                                        i fornødent omfang.

Indkøb under kr. 500.000 og uden klar                             Ingen udbudspligt                                                            Forvaltningsretlige principper
grænseoverskridende interesse. 

Ved indkøbsbehov, der ikke er dækket af indkøbsaftaler, skal indkøbene vurderes og håndteres ud fra ovenstående rammer (udbudslovens afsnit IV og V). Ved indkøb uden klar grænseoverskridende interesser skal der i udgangspunktet indhentes maksimalt 3 tilbud. Disse kan indhentes på forskellige måder, herunder også gerne hos lokale virksomheder, i det omfang det er muligt inden for kommunalfuldmagten og øvrige juridiske rammer.
Der bør altid være en opmærksomhed på proportionalitetsprincippet herunder at transaktionsomkostningerne ved konkurrenceudsættelser er værdiskabende og nødvendige, for både tilbudsgivere og for kommunen.

Fokus:

• Konkurrencedygtige priser, kvalitet, leverancer og services.
• Total- og livscyklusomkostninger når det giver mening.
• Værdiskabende og nødvendige transaktionsomkostningerne ved udbud for både tilbudsgivere og ordregiver.
• Økonomiske og grønne potentialer realiseres.
• Færre leverandører og bæredygtige smallere sortimenter.
• Nedbringe omkostningerne ved indkøb og undgå små ordre.
• Kvalitet opfylder i tilstrækkelig grad behovet, vurdering foretages efter nice to eller need to princippet.

4. Bæredygtighed, klima og grøn omstilling

Den danske klimalov sigter mod en reduktion i udledningen af drivhusgasser med 70% i 2030 og arbejder hen imod klimaneutralitet i 2050. På Fyn slår Borgmesterforum tonen an på klimaområdet og samler visionerne i 'FYN2030 - sammen om en bæredygtig fremtid'. Denne indeholder en målsætning om 80% reduktion af drivhusgasser frem mod 2030, og sætter konkrete handlinger bag visionerne, herunder også om indkøb i kommunerne. Den strategiske grønne handlingsplan for FIF er i forlængelse af Fyn2030, godkendt i fællesskabets kommuner. Handlingsplanen giver konkrete anvisninger til hvor der kan sættes ind på udvalgte områder og ved gennemførelse af udbud.

Vi går foran i kampen for en bæredygtig fremtid. Det er vores fælles ansvar at bæredygtighed indgår på lige fod med andre hensyn og overvejelser, når der købes ind og gennemføres udbud. Det betyder, at vi har et balanceret fokus på og imellem den økonomiske bundlinje, den klima- og miljømæssige bundlinje og den sociale bundlinje, når vi køber ind. På den måde vil der være et balanceret hensyn til bl.a. godt købmandskab hvor den tilstrækkelige kvalitet følges af den rette pris, og at der samtidigt tages hensyn til klima- og miljøhensyn samt ordentlige arbejdsforhold.

Ved udbud er det en politisk bundet opgave at bidrage aktivt til at reducere kommunens udledning af drivhusgasser. Det er væsentligt at tage udbuddets effekter i forhold til den økonomiske, den klima-og miljømæssige samt den sociale bundlinje i betragtning, i alle led af udbuddets faser.

Vi ønsker at opnå bæredygtighed i de kommunale indkøb, hvor der skal tænkes i miljø- klima- og energivenlige indkøb samt indkøbsaftaler med miljø/klima hensyn. Dette gøres blandt andet ved:

• At vi prioriterer dialoger med markedet forinden udbud for at undersøge, hvilke grønne tiltag der er mulige at indarbejde i udbuddet, såvel nu som i årerne fremover
• At kontrakterne tilrettelægges således de giver mulighed for at rumme markedets modenhed og udvikling på den grønne dagsorden, herunder bl.a. indfasning af grønnere køretøjer til transport. Lige så væsentligt er det at holde kommunens grønne indkøbsadfærd for øje ved tilrettelæggelse af udbuddene.
• At stille miljøkrav til leverandørerne, til produkterne, ydelserne og løsningernei forbindelse med konkurrenceudsættelser. Mulighederne for genanvendelse tages i betragtning i muligt omfang. Miljømærkede og/eller klimavenlige produkter, produktioner, leverancer og transporter foretrækkes.
• At skubbe til udviklingen i markedet samt genbesøge egne indkøbs- og forbrugsmønstre. Når målet er en grøn indkøbsadfærd, hvor og hvordan vi kan reducere, justere og/eller omlægge forbruget til mere klimavenlige produkter/ydelser/løsninger i hverdagen. 
• Nøjsomt forbrug, som er én essentiel brik i den grønne omstilling i kommunen, hvor fokus rettes mod FN's Verdensmål 12: Ansvarligt forbrug og produktion

4.1 Etisk og socialt ansvar

Den sociale bundlinje fremhæves ved at lægge vægt på at fremme et sundt og godt arbejdsmiljø samt social og etisk ansvarlighed hos leverandører og samarbejdspartnere gennem vores indkøbsaftaler.Det gør vi ved at stille relevante krav om leverandørernes overholdelse af gældende arbejdsmiljølovgivning, og ILO-konventioner samt stille krav om at fremme særlige arbejdsmiljøhensyn i det omfang det er relevant og hensigtsmæssigt.

4.1.1 Arbejdsklausul

Kommunerne på Fyn har udarbejdet en Fælles Fynsk Arbejdsklausul: 

"Leverandøren skal sikre, at ansatte hos leverandører og eventuelle underleverandører, som medvirker til at opfylde kontrakten, er sikret løn (herunder særlige ydelser), arbejdstid ogandre arbejdsvilkår, som ikke er mindre gunstige end dem, der gælder for arbejde af samme art i henhold til en kollektiv overenskomst indgået af de inden for det pågældende faglige område mest repræsentative arbejdsmarkedsparter i Danmark, og som gælder på hele det danske område. Flere overenskomster, der er indgået med samme arbejdsgiverforening og under samme lønmodtagerorganisation og med vilkår, der må anses for ensartede og som samlet er landsdækkende, anses i denne forbindelse også som én overenskomst, som gælder på hele det danske område. 
Leverandøren skal sikre, at ansatte hos leverandører og eventuelle underleverandører orienterer de ansatte om de gældende arbejdsvilkår". 

Ovenstående er uddrag fra arbejdsklausulen, hvor den fulde version kan ses på FIF's hjemmeside (www.indkobfyn.dk). Denne skal anvendes ved alle konkurrenceudsættelser og udbud af tjenesteydelser.

4.1.2 Læringsklausul

Som indkøbsfællesskab ønsker vi at bidrage til etablering og opretholdes af lærlinge- og praktikpladser således uddannelser kan færdiggøres. Ved udbud der opfylder betingelserne for anvendelse af en lærlingeklausul, skal muligheden for at indarbejde en sådan klausul i kontraktenvurderes.

Fokus:

• Mulighed for genbrug og genanvendelse tages i betragtning, i muligt omfang
• Miljømærkede og/eller klimavenlige og energieffektive produkter, tjenesteydelser, produktioner, leverancer og transporter foretrækkes
• Morgendagens innovative løsninger indtænkes ved udbud og indkøb
• Nøjsomt forbrug og cirkulær økonomi
• Kravene til leverandørerne indeholder også krav til at arbejde med bæredygtighed og ordentlige arbejdsforhold

5. Samarbejde

Dialog er en forudsætning for et godt samarbejde i alle indkøbs- og udbudsprocesser. FIF ønsker at indgå bæredygtige og fremtidsorienterede aftaler der har omtanke for morgendagens muligheder når udbud skal tilrettelægges. Derfor prioriterer og ønsker FIF en tæt og løbende dialog med de involverede i indkøbsprocessen, både internt og eksternt.

5.1 Med virksomheder

FIF er løbende i dialog med markedet, både før, under og efter en ny aftale skal indgås. Den løbende dialog med markedet skal sikre et gensidigt tillidsforhold mellem FIF, kommunerne og leverandørerne. Med markedsdialogen opnår FIF og kommunerne viden om tendenser i markedet, innovative/grønne løsninger og effektiviseringspotentialer for det pågældende aftaleområde. Dialogen kan omfatte kravspecifikationen, kontraktbetingelser, bæredygtig udvikling, herunder bl.a. virksomhedens arbejde med verdensmålene, samt øvrige forhold vedrørende indgåelse af aftalen. Formålet med markedsdialogen er at sikre, at den nyeste udvikling på markedet inddragesi udbuddet, og at der opnås den bedst mulige konkurrence om opgaven.

I kontraktperioden forsætter dialogen med de(n) vindende leverandør(er), idet vi ønsker bæredygtige og værdiskabende kontrakter i hele deres levetid ved bl.a. at holdes fokus påoptimering, grøn udvikling, erfaringsindsamling samt forbedringspotentialer til fremtidige udbud.

FIF sikrer, at ligebehandlingsprincippet overholdes, og - hvor dette er muligt og fordelagtigt -indrettes udbuddet, så både store, mellemstore og små virksomheder får mulighed for at byde ind på kommunernes udbud af varer og tjenesteydelser. FIF sikrer ligeledes de lovgivningsmæssige muligheder for inddragelse af iværksættervirksomheder i de kommunale udbudsforretninger, hvor det giver mening.

5.2 Om udbud

Samarbejder og fællesskaber om at opnå de mest optimale og bæredygtige betingelser for indkøb i organisationen er essentiel. I FIF udnytter vi det samarbejde til at opnå stordriftsfordele, hvor vi kan samle volumen og dermed stille større krav til leverandørerne ved udbud, bl.a. til kvalitet, pris og miljø. Samtidig er læringen og vidensdelingen kommunerne imellem, når fagkompetencerne samles i forbindelse med udbud og indkøb, uvurderlig.

FIF kan ligeledes etablere samarbejder med andre offentlige og private instanser som forventes at indebære mulighed for bedre økonomiske vilkår og/eller bedre betingelser i øvrigt.

6. Ansvar

Bestyrelsen har det overordnede ansvar for, at kommunernes samlede indkøb og den tilknyttede organisation og administration agerer i henhold til den formulerede indkøbspolitik samt de udarbejdede instrukser fra såvel politisk som administrativ side. Det sikres i den enkelte kommune, at alle indkøb i egen organisation foretages i overensstemmelse med indkøbspolitikken, og at der udpeges forpligtende og kompetente medlemmer til brugergrupperne efter behov.

7. Tegning

Den indkøbsmæssige underskriftprocedure er: 

• Indkøbschefen og en medarbejder fra FIF, er underskriftsberettiget på vegne af kommunerne i Fællesindkøb Fyn.
• Leasingaftaler underskrives i henhold til gældende regler i den enkelte kommune.

8. Ændring af indkøbspolitikken

Med gennemførelse af denne indkøbspolitik vil kommunerne have fastsat procedure- og kompetenceregler for, hvorledes kommunerne skal agere ved indkøb af varer og tjenesteydelser,såvel alene som i fællesskab med andre kommuner. Indkøbspolitikken kan i fremtiden tages op til revision efter behov.

9. Godkendelse og underskrift

Efter godkendelse i kommunerne, underskrives indkøbspolitikken samlet. Efterfølgende udleveres en kopi til hver enkelt kommune, påført samtlige underskrifter.