Udbudspolitik for Kerteminde Kommune

Kerteminde Kommunes udbudspolitik 

Vedtaget af Byrådet den 30. august 2018, punkt 102.

Indledning og formål
Kerteminde Kommunes udbudspolitik indeholder Byrådets overvejelser om, i hvilket omfang og på hvilken måde Byrådet ønsker at gøre brug af hhv. konkurrenceudsættelse til løsning af opgaver, der varetages af Kommunen selv, samt udbud af varer og tjenesteydelser, som ikke håndteres af Kommunens indkøbsfællesskab; Fællesindkøb Fyn (FIF). Udbudspolitikken må ikke forveksles med Kerteminde Kommunes indkøbspolitik, som udmøntes gennem FIF. 

Udbudspolitikkens bestemmelser karakteriseres primært ved overordnede og generelle rammer, som skal udfyldes ved det konkrete udbud.

Såfremt der skulle opstå tvister mellem gældende lovgivning og denne udbudspolitik, vil gældende lovgivning altid have forrang. 

1. Generelt
Team Udbud & Indkøb har kompetence til, på eget initiativ, til hver en tid og på tværs af kommunen, at inddrage sig i ethvert aspekt af indkøb, udbud og drift af aftaler/kontrakter hvori der indgår private virksomheder. Team Udbud & Indkøb kan udstede bindende retningslinjer herfor med henblik på overholdelse af gældende lovgivning samt optimering af indkøbsprocesser, så længe en sådan optimering ikke strider mod beslutninger truffet på det politiske niveau. 

Alle aftaler/kontrakter i Kerteminde Kommune skal registreres i kommunens primære kontraktstyringssystem, som Team Udbud & Indkøb udpeger og drifter. Dette er en nødvendighed for at sikre, at Team Udbud & Indkøb skal kunne arbejde strategisk med udbud og derigennem opbygge en udbudsplan. Uden et fuldstændigt overblik over kommunens aftaler/kontrakter, vil en udbudsplan være svært håndterbar i praksis og der vil være stor risiko for, at Kerteminde Kommune kan havne i en situation, hvor en aftale/kontrakt udløber uden at blive fulgt op af en ny udbudsproces på trods af, at det pågældende område er udbudspligtigt.

Det er kontraktejer (typisk den budgetansvarlige leder i den pågældende afdeling/institution), der har ansvaret for at få kontrakten registreret og ajourført korrekt i henhold til Team Udbud & Indkøbs retningslinjer i Kerteminde Kommunes til enhver tid primære kontraktstyringssystem.

I forbindelse med indgåelse af kontrakter, hvor behandling af personoplysninger og/eller andre følsomme oplysninger mellem Kerteminde Kommune og en tredjepart vil foregå, skal der udarbejdes en databehandleraftale med tilhørende instruks. Dette skal godkendes af kommunens infomationssikkerhedsorganisation inden kontrakten underskrives. Der henvises til Kerteminde Kommunes informationssikkerhedspolitik og dertilhørende bilag. Der skal i alle tilfælde sættes et ufravigeligt krav om, at det er Kerteminde Kommunes udkast til en databehandleraftale, som skal indgås med leverandøren.

Team Udbud & Indkøb vil med Direktionens godkendelse kunne foretage redaktionelle ændringer i denne politik, samt ændringer, der følger den lovgivningsmæssige udvikling på området

2. Udbud / tilbudsindhentninger på varer og tjenesteydelser

Kerteminde Kommune har udvidet de interne kompetencer indenfor udbudsområdet for varer og tjenesteydelser, hvilket bidrager med mere fleksibilitet i opgaveløsningen end der kan opnås alene ved at gøre brug af FIF. Gennem FIF har Kerteminde Kommune mulighed for at få gennemført 2 lokale udbud (udbud hvor andre medlemskommuner ikke deltager), men det har vist sig ikke at være tilstrækkeligt til at dække Kommunens behov. Styrkelsen på udbudsområdet forventes at bidrage med bedre indkøbspriser og handelsvilkår på områder, der ikke er udbudt af FIF. 

2.1. Inddragelse af fagområder
Fremadrettet vil fagområderne blive inddraget i gennemførelsen af Kommunens egne udbud og tilbudsindhentninger. Det giver mening at udnytte den viden, som områderne sidder med både fagligt og vedrørende specielle lokale forhold, som kan tænkes ind i kommende indkøbsaftaler. Derfor vil der som udgangspunkt blive dannet brugergrupper i de konkrete udbud og tilbudsindhentninger. Fagområderne henstilles til at prioritere deltagelse i disse brugergrupper, da manglende deltagelse kan betyde mindre fordelagtige aftaler og minimere besparelserne. Dette kunne komme til udtryk som manglende/forkerte/fordyrende varer på aftalesortimentet samt betingelser i indkøbsaftalerne, som ikke sikrer eller ligefrem forstyrrer driften på fagområderne. 

2.2. Optimering af indkøb i projekter
Dette afsnit omhandler ikke bygge-/anlægsprojekter (se pkt. 4). Når der søsættes projekter i kommunen er fokus ofte andre steder end på hvordan man lovligt anskaffer de varer og tjenesteydelser, som skal til for at få projektet til at lykkes. Derfor henstilles der til, at projektledere involverer Team Udbud & Indkøb & Indkøb tidligt i det givne projekts forløb. Dette er der primært to årsager til: 

2.2.1. Indkøbsprocessen må ikke blive en stopklods
Når der skal foretages indkøb, skal det afklares om der allerede foreligger en kommunal indkøbsaftale på området, som skal benyttes. Såfremt der ikke findes en indkøbsaftale, skal Team Udbud & Indkøb kontaktes, så der kan foretages en juridisk vurdering af om indkøbet er udbudspligtigt.

Ved at involvere Team Udbud & Indkøb & Indkøb tidligt et projekts forløb, sikrer man, at projektet ikke sættes i stå sent i forløbet, når det evt. står klart, at de varer og tjenesteydelser, som ønskes indkøbt, er omfattet af den lovbestemte udbudspligt.

Et udbud kan tage fra 2-3 måneder til 1-2 år at gennemføre alt efter, hvor komplekst det ønskede indkøb er. Derfor kan man som projektleder sikre sig et smidigere forløb ved på forkant at involvere Team Udbud & Indkøb, så der kan startes en udbudsproces op i god tid inden indkøbene skal finde sted. Derved vil det være muligt at mindske ventetiden i indkøbsfasen af projektet væsentligt. 

2.2.2. Løbende udveksling af relevant information giver synergi
Team Udbud & Indkøb har mulighed for at yde sparring vedrørende varer og tjenesteydelser, som der ønskes indkøbt. Dette kunne være løbende validering at kravene til produkterne i henhold til Udbudslovens regler, så udbudsprocessen kan iværksættes hurtigst muligt, når indkøbene skal foretages.

Samtidig kan Team Udbud & Indkøb hjælpe projektlederen med at få beskrevet ønsker og krav på en lovlig og hensigtsmæssig måde, så der vil kunne opnås bedre gennemsigtighed og ligebehandling i udbudsprocessen, hvilket ofte resulterer i bedre priser og/eller bedre handelsvilkår. 

2.3. E-handel
Der vil blive indsat krav om e-handel i aftaler, som indgås gennem Kerteminde Kommunes udbud i overensstemmelse med den vedtagende indkøbspolitik.

2.4. Drift af indgåede aftaler
Når der er gennemført et udbud eller en tilbudsindhentning vil ejerskabet og driften af den pågældende indgåede aftale påhvile den budgetansvarlige leder for det fagområde, som udpeges til primær bruger af aftalen. Denne udpeges af Team Udbud & Indkøb ud fra en vurdering af det historiske forbrug på aftaleområdet. Dette betyder i praksis, at kontraktejer (typisk den budgetansvarlige leder) skal varetage følgende opgaver i forbindelse med driften:

• Implementering af aftalen ned på brugerniveau
• Ad-hoc statusmøder med leverandøren
• Håndtering tvister så som fejlleverancer, reklamationer, m.v.
• Anmodninger om tilføjelse af produkter til sortimentet (anmodningen skal godkendes af Team Udbud & Indkøb inden denne sendes til leverandøren)
• Håndtering af substitutioner på sortimentet (f.eks. ved udgåede produkter - Team Udbud & Indkøb adviserer om sådanne ændringer i sortimentet)
• Ad-hoc opgaver / henvendelser vedr. aftalen af ikke-juridisk karakter

Team Udbud & Indkøb følger op på aftaleloyaliteten på indgåede aftaler og giver besked til den primære brugers budgetansvarlige leder ved aftaleloyaliteten vurderes for lav. Såfremt Team Udbud & Indkøb udsteder et påbud om at bruge de indgåede indkøbsaftaler eller forbud mod at handle udenfor de indgåede indkøbsaftaler, har den budgetansvarlige leder 2 kvartaler til at rette op på indkøbsadfærden. Sker dette ikke, kan sagen eskaleres til næste lederniveau.

Såfremt der er gentagne udfordringer med en aftaleleverandør, kan Team Udbud & Indkøb anmodes om sparring i forbindelse med løsning af tvisten. Såfremt dette ikke afhjælper tvisten kan fagområdet anmode om at få sagen eskaleret, hvorved Team Udbud & Indkøb overtager dialogen med den pågældende leverandør. Team Udbud & Indkøb varetager desuden alle juridiske aspekter af de indgåede aftaler. 

3. Konkurrenceudsættelse af driftsopgaver 

Det er vigtigt at understrege, at konkurrenceudsættelse ikke er et mål i sig selv – målet er derimod at sikre, at Kerteminde Kommunes opgaver løses på den mest effektive og hensigtsmæssige måde set ud fra en helhedsbetragtning. Konkurrenceudsættelsen kan være et af flere værktøjer hertil. 
Kerteminde Kommune ønsker som udgangspunkt at placere opgaveløsningen der, hvor den ud fra en økonomisk, teknisk og servicemæssig helhedsbetragtning løses bedst muligt.

Kommunen vurderer således løbende, om der måtte være opgaver, hvor opgaven med fordel for brugere, borgere og/eller kommune, og herunder hensyntagen til gældende lovgivning, vil kunne løses mere optimalt af private eller andre offentlige myndigheder frem for ved direkte kommunal produktion af opgaven. 
Tilsvarende skal det også vurderes, om der er opgaver, der i dag løses af private virksomheder eller andre offentlige myndigheder, som med fordel direkte skal udføres af Kommunen.
Såfremt en kommunal opgave overvejes konkurrenceudsat, skal blandt andet følgende forhold indgå i vurderingen at:

• Markedet for opgaven er præget af konkurrence
• Viden og kompetence i Kommunen ikke går tabt i en grad, der er kritisk for betjeningen af det politiske arbejde og borgerne
• Opgaven lader sig afgrænse og entydigt beskrive og kvalitetsvurdere
• Omkostningen ved en udbudsrunde vurderes at blive betalt af en tilsvarende besparelse fra den udbudte opgave på maksimalt 3 år.

I aftalerne mellem regeringen og KL om kommunernes økonomi er det gennem en årrække aftalt, at en større del af de kommunale opgaver skal konkurrenceudsættes.

3.1. Valg af leverandør, kravspecifikationer og betingelser ved udbud
3.1.1. Valg af leverandør
Kommunen fastsætter udvælgelses- og tildelingskriterier i henhold til gældende regler for konkurrenceudsættelse og de kriterier, som i de konkrete tilfælde måtte have relevans for kommunen.

Udover de krav, der følger af lovgivningen, lægger Kommunen generelt vægt på følgende:

Faglig kompetence:
Leverandøren skal fagligt dokumentere evne til at løse opgaven.

Arbejdsmiljø:
Leverandøren skal medvirke til at fastholde og udbygge et sikkert og sundt fysisk, psykisk og socialt arbejdsmiljø.

Hensynet til arbejdsmiljø og –forhold for medarbejderne søges i praksis sikret ved,

• dels at der indarbejdes en såkaldt arbejdsklausul i overensstemmelse med Beskæftigelsesministeriets cirkulære om arbejdsklausuler i offentlige kontrakter, hvorefter den enkelte leverandør og evt. underleverandører forpligter sig til at yde løn (herunder særlige ydelser), arbejdstid og andre arbejdsvilkår til deres medarbejdere, som ikke er mindre gunstige end dem, der gælder for arbejde af samme art i henhold til en kollektiv overenskomst indgået af de inden for det pågældende faglige område mest repræsentative arbejdsmarkedsparter i Danmark, og som gælder på hele det danske område, og
• dels at der i øvrigt stilles krav om, at den enkelte leverandør overholder en række i kontrakten nærmere angivne ILO-konventioner og menneskerettighedserklæringer. Kravet om overholdelse af cirkulæret og de nævnte konventioner er indarbejdet i indkøbspolitikkens afsnit 3.7 omhandlende ”Etisk og socialt ansvar”. 

3.1.2. Kravspecifikationer
Kravspecifikationer udarbejdes specifikt i forhold til den opgave, som konkurrenceudsættes. Typisk vil kravspecifikationen inklusiv kontraktvilkår for den pågældende opgave indeholde oplysninger om:
• Politisk besluttet serviceniveau for løsningen af opgaven
• Opgavens status, hidtidige og fremtidige mål
• Opgavens indhold og afgrænsning
• Opgavens kvalitetsniveau
• Forsynings- og leveringssikkerhed af opgaven
• I hvilket omfang, bygninger og materiel forudsættes anvendt af tilbudsgiveren og betingelserne herfor
• Særlige forhold omkring personalets retsstilling i henhold til lov om virksomhedsoverdragelse
• Sociale klausuler
• Etiske klausuler
• Arbejdsklausuler 

3.1.3. Betingelser ved konkurrenceudsættelse
De konkrete betingelser overvejes fra gang til gang og opstilles i overensstemmelse med de forhold, der gør sig gældende for den konkrete konkurrenceudsatte opgave.

Valg af udbudsform beror på en konkret vurdering, hvor der eksempelvis kan tages hensyn til opgavens art og omfang, om der kræves særlig faglig ekspertise, tidsfaktorer og naturligvis gældende udbudsretlig lovgivning.

Kontraktperiodens længde afpasses efter opgavens karakter, investeringsbehov, den aktuelle konkurrencesituation samt den generelle udvikling indenfor området.

3.2. Beslutningsproceduren i forbindelse med konkurrenceudsættelse
Byrådet beslutter om en opgave, der hidtil har været varetaget af kommunen, skal konkurrenceudsættes samt evt. betingelserne herfor. Udbudsproceduren sættes herefter i gang og endelig beslutning om valg af leverandør træffes af Byrådet eller af et udvalg eller administrativt niveau bemyndiget hertil af Byrådet. 

3.3. Inddragelse af personalet
Medarbejderne skal sikres information og indflydelse på udbudsprocessen. Medarbejderne skal gennem MED-systemet inddrages i god tid, inden der træffes endelig beslutning om udlicitering, samt informeres og have mulighed for at drøfte de arbejds- og personalemæssige konsekvenser af de anvendte konkurrenceudsættelser og udlicitering således, at medarbejdernes synspunkter og forslag kan indgå i beslutningsgrundlaget.

3.4. Kontrolbud, herunder omkostningskalkulationer
Kommunen kan fra sag til sag vælge at udarbejde et kontrolbud. Ved kontrolbud forstås den situation, at Kommunen ønsker at konkurrenceudsætte en opgave, og i den forbindelse ønskes et kontrolbud udarbejdet af den pågældende afdeling. Dette skal ske i samarbejde med Økonomi, for på den måde at afklare i evalueringsfasen af udbuddet, om det er billigst at beholde den pågældende opgave in-house eller evt. hjemtage en i forvejen udliciteret driftsopgave.

Kalkulationsreglerne for kontroludbud følger interne og centralt fastsatte regler på området. For at opnå sammenlignelighed med private bud skal det sikres, at alle relevante omkostninger indgår i beregningen af kontrolbuddet, og at kontrolbuddets omkostninger er i overensstemmelse med de krav, der er opstillet i udbuddet. Den pågældende forvaltning skal sikre, at disse bestemmelser overholdes.

Der skal være en klar adskillelse mellem de personer/afdelinger, der afgiver kontrolbuddet, og de personer/afdelinger, der skal vurdere de indkomne tilbud. 

3.5. Kvalitetsopfølgning
Kommunen søger kvaliteten i opgaveløsningen sikret gennem et entydigt og præcist kontraktgrundlag, løbende vurdering af opgavens udførelse gennem en regelmæssig rapportering, kvalitetskontrol, herunder gennemgang af leverandørens egenkontrol og statusmøder med Kommunens leverandører. 

Opfølgningen kan desuden suppleres med brugerundersøgelser og lignende.

3.6. Anvendelse af sociale klausuler
Som udgangspunkt vil kontraktens vilkår indeholde krav om anvendelse af sociale klausuler i forbindelse med konkurrenceudsættelse. Omfanget af sociale klausuler fastsættes i forbindelse med den enkelte konkurrenceudsættelse. Det skal fremgå, at tilbudsgiver er forpligtet til at beskrive ledelses- og personaleforhold samt personalepolitik.

En social klausul er et krav i kontrakten om, at den, der vinder konkurrenceudsættelsen, påtager sig en nærmere angivet social forpligtelse. Målet med sociale klausuler kan være dels at fastholde personer på arbejdsmarkedet og forebygge nedslidning, dels at integrere personer, der er uden for arbejdsmarkedet.

Udbud af kommunale opgaver kan således indeholde et krav til virksomhederne om at påtage sig en forpligtelse til at aktivere ledige i et nærmere præciseret omfang, oprettelse af eventuelle stillinger for revalidender samt oprettelse af flexog skånejobs. På samme måde kan oprettelse af elev- og praktikstillinger samt integration af flygtninge og etniske konkrete minoriteter også vurderes med henblik på indarbejdelse i udbudsmaterialet, dog skal det iagttages, at der ikke kan stilles ansættelseskrav, som rækker ud over kontraktperioden.

Ved hvert enkelt udbud skal det konkret overvejes, om en social klausul er relevant og proportional – dvs. ikke for byrdefuld – i forhold til den opgave, der udbydes og samtidigt skal klausulens eventuelle konkurrencebegrænsende effekt vurderes. I det omfang udenlandske leverandører kan tænkes at byde på opgaven, må en arbejdsklausul som udgangspunkt altid anses for relevant og proportional.

3.7. Etisk og socialt ansvar
Som udgangspunkt vil kontrakter, som udfærdiges på baggrund af afholdte konkurrenceudsættelser, indeholde krav om, at den, der vinder konkurrenceudsættelsen, overholder nogle grundlæggende konventioner tiltrådt af Danmark. Disse krav kan stilles til ethvert udbud a Side7/11 f såvel bygge- og anlægsopgaver, tjenesteydelser og varekøb. De nævnte konventioner omfatter dels en såkaldte ILO-konventioner og dels FN’s Menneskerettighedserklæring og Den Europæiske Menneskerettighedskonvention.

Formålet med kravet om overholdelse af konventionerne er at sikre, at produktionen af den udbudte opgave sker under iagttagelse af de pågældende konventioners minimumskrav til arbejdsmiljø og arbejdsforhold m.v.

Klausuler om etisk og socialt ansvar indarbejdes i udbudsmaterialet eller udbudsbekendtgørelsen om et kontraktvilkår, med følgende formulering:

Kerteminde Kommune forudsætter, at leverandøren og eventuelle underleverandører overholder internationale konventioner tiltrådt af Danmark, herunder følgende grundlæggende ILO-konventioner:
• Tvangsarbejde (ILO-konvention nr. 29 og 105)
• Ingen diskrimination i ansættelsen (ILO-konvention nr. 100 og 111) M
• Mindstealder for adgang til beskæftigelse samt forbud mod og omgående indsats til afskaffelse af de værste former for børnearbejde (ILO-konvention nr. 138 og 182)
• Organisationsfrihed og ret til kollektive forhandlinger (ILO-konvention nr. 87,98 og 135)
• Sikkert og sundt arbejdsmiljø (ILO-konvention nr. 155)

Det forudsættes endvidere, at leverandøren og dennes underleverandører respekterer grundlæggende menneskerettigheder, herunder lever op til FN’s Menneskerettighedserklæring og Den Europæiske Menneskerettighedskonvention.

Hvis Kerteminde Kommune bliver bekendt med, at leverandøren ikke lever op til foranstående bestemmelser, er leverandøren forpligtet til at opfylde kontrakten med en tilsvarende ydelse, som opfylder alle kontraktens krav til ydelsen. Leverandørens eventuelle omkostninger forbundet hermed er Kommunen uvedkommende.”

Sociale klausuler skal anvendes ved udbud af bygge- og anlægsopgaver med en kontraktværdi ekskl. moms på minimum 3 mio. kr., heraf med en lønsumsværdi på minimum 0,5 mio. kr. og i udbud af tjenesteydelser med en lønsumsværdi på minimum 0,5 mio. kr. Opgaven skal have en varighed på 3 måneder eller mere. 

3.8. Anvendelse af arbejdsklausuler
Som udgangspunkt vil kontrakter udfærdiget i forbindelse med udbud af bygge- og anlægsopgaver samt tjenesteydelser indeholde en såkaldt arbejdsklausul.

Ved en arbejdsklausul forstås i denne forbindelse en bestemmelse om, at den, der vinder udbuddet skal sikre de medarbejde, som skal udføre det pågældende arbejde, løn og arbejdsvilkår, der mindst svarer til det, der er aftalt i relevante overenskomster.

Arbejdsklausulen skal i givet fald indarbejdes i udbudsmaterialet eller udbudsbekendtgørelsen som et kontraktvilkår (klausulen skal underskrives af både Kerteminde Kommune og leverandøren i forbindelse med kontraktindgåelsen). Arbejdsklausulen er vedlagt som bilag 1 til udbudspolitikken.

4. Bygge- og anlægsopgaver
Det er området Faciliteter under Kultur, Fritid og Faciliteter, der varetager udbud af Kerteminde Kommunes bygge- og anlægsopgaver. Udbuddene er fordelt på tre teams; Ejendomsadministration, Trafik & Anlæg og Natur.

Det er de enkelte teams, der har beslutningskompetencen i forhold til valg af model og indhold i et givent projekt der, i overensstemmelse med gældende lovgivning, gennemføres som regningsarbejde, underhåndsbud, licitation eller EU-udbud, samt om der i forbindelse hertil tilknyttes en ekstern rådgiver, som får ansvar for gennemførelsen af hele projektet eller dele heraf.

Ved gennemførelse af entreprenørprojekter anvendes altid AB92, dog fraviges kravet om bankgaranti i de tilfælde, hvor projektet er estimeret under 500.000 DKK.

På området Natur gennemføres jævnligt projekter med støtte fra diverse ordninger under staten, EU m.v.. Miljøstyrelsen har sat krav om, at der ved opgaver, som modtager støtte, skal gennemføres tilbudsindhentning eller udbud, såfremt opgavens størrelse overstiger en af Miljøstyrelsen fastsat tærskelværdi, som er lavere end tærskelværdien, der regulerer udbudspligten. Faciliter sikrer, at der opereres efter den til enhver tid gældende tærskelværdi sat af Miljøstyrelsen. 

Bilag 1 Arbejdsklausul

1. Forpligtelsen
Leverandøren forpligtiger sig til at sikre, at de ansatte, som Leverandøren og eventuelle underleverandører beskæftiger i Danmark med henblik på opgavens udførelse, har løn (herunder særlige ydelser) og ansættelsesforhold, der ikke er mindre gunstige løn- og ansættelsesforhold end de, der gælder for arbejde af samme art i henhold til en kollektiv overenskomst indgået af de inden for det pågældende faglige områdes mest repræsentative arbejdsmarkedsparter i Danmark, og som gælder på hele det danske område jf. Beskæftigelsesministeriets cirkulære vedrørende arbejdsklausuler i offentlige kontrakter.

Flere overenskomster, der er indgået med samme arbejdsgiverforening og under samme lønmodtagerorganisation og med vilkår, der må anses for ensartede og som samlet er landsdækkende, anses i denne forbindelse også som én overenskomst, som gælder på hele det danske område.

1.1 Krav til medarbejderens ansættelsesforhold og identifikation
Alle medarbejdere skal inden 4 uger efter arbejdets påbegyndelse have modtaget et ansættelsesbevis samt orienteres, af Leverandøren, om gældende løn (herunder særlige ydelser), arbejdstid og arbejdsvilkår.

Leverandøren er endvidere ansvarlig for, at der kun anvendes medarbejdere med gyldig opholds- og arbejdstilladelse. Medarbejdere skal på forlangende kunne dokumentere deres identitet ved fremvisning af billedlegitimation. 

1.2 Krav til ophold på arbejdspladsen, orientering om underleverandører samt krav til skiltning
Kommunen skal skriftligt orienteres om, hvilke underleverandører Leverandøren anvender i forbindelse med opfyldelsen af kontrakten, ved angivelse af navn og CVR.nr./RUT.nr.

Leverandøren skal endvidere på bygge-, drifts-, statusmøder eller lignende oplyse Kommunen om, hvilke underleverandører, der befinder sig på arbejdspladsen i en forud defineret periode samt eventuelt hvilket arbejde, de udfører.

Kommunen kan konkret stille krav til, at Leverandøren skilter med, hvilke virksomheder, der udfører arbejde på arbejdspladsen ved angivelse af navn og CVR.nr./RUT.nr.

Leverandøren er til enhver tid underlagt Kommunens instruktioner omkring ophold på arbejdspladsen.

Kommunen forbeholder sig med dette krav retten til at kunne udstikke instruktioner omkring ophold på arbejdspladsen. Eksempler herpå kan være regler omkring uønsket ophold på arbejdspladsen, forbud mod overnatning på byggepladsen mv.

1.3 Krav om registrering af udenlandske tjenesteydere
Leverandøren er forpligtiget til at sikre, at såfremt Leverandøren eller dennes underleverandører har anmeldelsespligt til RUT-registret, overholder deres forpligtigelse og på eget initiativ, sender en kvittering for anmeldelsen til Kommunen straks efter anmeldelsen. 

2. Dokumentation for overholdelse af forpligtelsen
Der skelnes i nærværende arbejdsklausul mellem krav til dokumentation og krav til redegørelse. Al dokumentation og redegørelse skal fremsendes på dansk eller engelsk.

2.1 Dokumentation
Leverandøren har bevisbyrden for at forpligtelsen jf. klausulens afsnit 1 er overholdt, og Kommunen kan på forlangende kræve at se dokumentation for Leverandørens og dennes underleverandørers overholdelse heraf. Kommunen kan adspørge om relevant dokumentation fra Leverandørens eller dennes underleverandørers medarbejdere, såfremt det må være aktuelt.

Relevant dokumentation skal som minimum omfatte lønsedler, Eindkomstkvittering, lønregnskaber, opholds- og arbejdstilladelser og ansættelsesbeviser, samt den referenceramme Leverandøren har anvendt i forbindelse med fastsættelsen af løn- og arbejdsvilkår for de ansatte. Herudover kan Kommunen i den konkrete sag anmode Leverandøren om at fremsende andre relevante dokumenter. 

2.2 Redegørelse
Såfremt Kommunen har en mistanke om overtrædelse, skal Leverandøren efter påkrav, fremsende en fyldestgørende redegørelse. Parterne har endvidere pligt til egenhændigt at orientere hinanden, ved mistanke om manglende overholdelse af arbejdsklausulen.
Leverandøren skal som minimum redegøre for, under hvilke forhold og/eller metoder de tjenesteydelser og bygge- og anlægsarbejder, der indgår til opfyldelsen af Kontrakten, er fremstillet. Kommunen kan i den konkrete sag anmode Leverandøren om at uddybe andre relevante forhold. 

2.3 Frister
Dokumentationen skal være Kommunen i hænde senest 5 arbejdsdage efter påkravets modtagelse. Redegørelsen skal være Kommunen i hænde senest 10 arbejdsdage efter påkravets modtagelse. 

2.4 Videregivelse af dokumentation
Kommunen kan efter en konkret vurdering videregive informationer, som tjener som dokumentation for overholdelse af kravene i Arbejdsklausulen, jf. afsnit 2.1 til SKAT eller Arbejdstilsynet, såfremt videregivelsen vurderes at være af væsentlig betydning for myndighedernes virksomhed.

Kommunen kan efter en konkret vurdering videregive informationer, som tjener som dokumentation for overholdelse af kravene i Arbejdsklausulen, jf. afsnit 2.1 til politiet, såfremt der er mistanke om et begået strafbart forhold. 

3. Sanktion for manglende overholdelse af forpligtelsen
Leverandørens eller dennes underleverandørers væsentlige overtrædelser af Arbejdsklausulen vil altid berettige Kommunen til at ophæve kontrakten helt eller delvist. Ved væsentlig misligholdelse forstås f.eks. grove eller gentagne overtrædelser af arbejdsklausulen, jf. afsnit 1 og 2.

Ifalder Leverandøren nedenstående sanktioner eller andre misligholdelsesbeføjelser, fritages denne ikke for pligten til at opfylde kontrakten. 

3.1 Sanktioner ved Leverandørens overtrædelse til klausulens afsnit 1.
Kommunen er berettiget til at tilbageholde vederlag med henblik på at tilgodese berettigede krav fra Leverandørens eller underleverandørers ansatte.

Leverandøren ifalder bod pr. overtrædelse af klausulens afsnit 1. Boden pr. påbegyndt arbejdsdag svarer til op til 2 promille af kontraktsummen, dog minimum 1000 kr. pr. dag, indtil overtrædelsen er bragt til ophør. Beløbet kan modregnes i Leverandørens vederlag.
Ved konkret bodsfastsættelse vil der lægges vægt på følgende:
• Kontraktens genstand og størrelse
• Overtrædelsens karakter og omfang
• Leverandørens egen medvirken til at bringe overtrædelsen til ophør. 

3.2 Sanktioner ved Leverandørens overtrædelse af klausulens afsnit 2
Leverandøren ifalder bod ved overtrædelse af klausulens afsnit 2. Boden pr. påbegyndt arbejdsdag svarer til 2 promille af kontraktsummen, dog minimum 2000 kr. pr. dag indtil Leverandøren har imødekommet Kommunens påkrav. Beløbet kan modregnes i Leverandørens vederlag. 

4. Kontrolforanstaltninger
Kommunen vil i kontraktens løbetid løbende kunne gennemføre forskellige kontrolforanstaltninger, eksempelvis foretage uanmeldte besøg på arbejdspladsen for at sikre overholdelse af Arbejdsklausulen.

For Kommunen                                                   For Leverandøren
________________________                                   ________________________
Navn og dato                                                      Navn og dato
________________________                                   ________________________
Titel                                                                     Titel